La documentation technique

Aujourd'hui, la majorité des produits arrivant sur le marché sont accompagnés d'une documentation, et pourtant, très peu de gens savent exactement ce qu'est une documentation technique.

Le terme "documentation technique" désigne le processus de création, dans des buts divers, d'informations pour un produit, qui sont ensuite rassemblées sur un support à destination d'utilisateurs qui eux-mêmes ont des objectifs différents. La documentation technique fournit des informations sur des produits techniques, publiées sur support électronique ou papier (comme par exemple comment utiliser un logiciel, elle peut aussi donner des informations sur les caractéristiques électroniques ou mécaniques d'un produit, etc). Elle a pour objectif à la fois de rendre le produit compréhensible et accessible, mais aussi de présenter des informations adaptées aux besoins des utilisateurs : la documentation technique vous familiarise avec le produit et vous aide à l'utiliser avec succès. La documentation technique est la plupart du temps créée pour une cible définie auparavant. Par conséquent, elle accompagne le produit pendant toute la durée de son cycle de vie : de sa conception à son développement et jusqu'à son élimination.

Au cours des années, de nombreux modèles de documentation ont été développés :

• Notice d'utilisation
• Mode d'emploi
• Informations utilisateur
• Manuel
• Notice de service
• Notice et manuel d'installation
• Aide en ligne
• Spécifications

Qui a besoin d'une documentation technique ?

En premier lieu, la documentation technique est utile à l'utilisateur du produit. Le fabricant lui-même en aura également besoin dans tous les secteurs ou services de son entreprise en relation avec le produit et/ou l'utilisateur. Ainsi, la documentation technique sert d'interface entre le client et le produit, et ce durant tout son cycle de vie. De nombreux métiers nécessitent l'utilisation d'une documentation technique, comme par exemple les développeurs de logiciel, les chefs de produit, les services commerciaux, les vendeurs, les services après-vente, la maintenance, l'administration, etc.

La documentation technique :

• Elle est nécessaire pour chaque service de l'entreprise.
• Elle sert d'interface entre les différents services de l'entreprise.
• Elle sert d'interface entre l'entreprise et ses clients.
• Elle est nécessaire pour les clients.

La documentation technique permet de satisfaire la clientèle

Créée par des professionnels, la documentation technique permet de donner une valeur ajoutée au produit et d'augmenter la satisfaction du client. En effet, l'utilisateur associe automatiquement la qualité de la documentation avec la qualité du produit. Par conséquent, la documentation technique fait partie intégrante de l'image de marque véhiculée par l'entreprise et c'est donc une raison supplémentaire pour confier sa création à des experts comme Comet.

Comment se caractérise une bonne documentation technique ?

Une bonne documentation technique doit permettre à l'utilisateur de trouver facilement les informations qu'il recherche et ainsi lui rendre le produit plus facile d'accès. Elle se caractérise aussi par sa conception qui doit être adaptée à la cible du produit : c'est-à-dire un contenu soigné, une exactitude linguistique (terminologie et langage contrôlé), une grande clarté, une structure sensée des informations ainsi qu'une mise en page visuellement attrayante et un respect de la loi, des directives et des normes. Il est facile de s'assurer de la qualité d'une documentation technique à l'aide de "Usability-Tests" (tests d'utilisation).

Quels sont les avantages offerts par la documentation technique ?

La documentation technique actuelle permet de réduire les coûts de formation, d'assister le service clients et d'optimiser la gestion de l'information au sein de l'entreprise. Elle garantit également au fabricant une protection juridique. En effet, une notice d'utilisation professionnelle offre au fabricant une protection efficace contre la responsabilité (responsabilité pour vices de marchandise, sécurité du produit, etc).

Les avantages d'une documentation technique peuvent être résumés comme suit :

• Réduire le temps d'adaptation et les coûts de formation des collaborateurs
• Accroître la satisfaction des clients
• Limiter les réclamations
• Support et maintenance standardisés
• De meilleures possibilités de commercialisation et une meilleure image de marque
• Une protection efficace contre la responsabilité du fabricant

La documentation technique tout au long du cycle de vie du produit

Les exemples suivants montrent à quel point la documentation technique est nécessaire dans les différents services de l'entreprise :

• Au cours de la conception du produit, les dessins techniques, les réglages et les spécifications constituent les bases de la création, du développement et des corrections apportées au produit.
• Lors de la production, des directives, en coopération avec les développeurs, sont établies quant au développement et au niveau de qualité du produit, et une organisation est alors mise en place.
• La distribution et le marketing utilisent la documentation technique comme base pour la création de brochures promotionnelles et la rédaction des contrats.
• Le service clientèle a par exemple besoin d'un manuel de maintenance afin de pouvoir mieux et plus rapidement répondre aux questions des clients.
• La documentation technique permet à la direction de l'entreprise de se protéger contre d'éventuelles réclamations, des conflits de responsabilité ou des demandes d'indemnisations en cas de dommages. En effet, la documentation technique respecte les directives légales : elle définit clairement la responsabilité de l'utilisateur, les standards de qualité et les conditions d'utilisation du produit.
• La documentation technique facilite également le développement de formations par internet (Web-Based Trainings).
• Les clients attendent du manuel d'utilisation et des supports de formation qu'ils les informent sur les mesures de précaution et qu'ils répondent de façon compréhensible aux questions qu'ils se posent.

Au cours du cycle de vie du produit, les multiples services de l'entreprise ont souvent besoin des mêmes informations, qu'ils vont toutefois utiliser dans des objectifs différents. Si le service documentation technique devient l'interface centrale pour l'information dans l'entreprise, alors l'ensemble des utilisateurs aura accès à toutes les informations, créant ainsi une synergie profitable.

Qui crée la documentation technique ?

La documentation technique est une discipline à part entière, qui possède sa propre filière universitaire et qui s'est développée en prestations de services spécialisées. Des rédacteurs techniques, venant de disciplines et d'industries diverses, mettent en commun leurs compétences afin de créer une information à la fois technique et accessible. Ils savent comment présenter textuellement et visuellement une information adaptée aux différentes cibles et aux différents médias, grâce à des savoir-faire techniques et linguistiques, ainsi que de grandes compétences didactiques. Les rédacteurs techniques sont issus de milieux différents comme les sciences naturelles et les sciences humaines, ou encore l'informatique ou l'ingénierie, c'est pourquoi ils ont des compétences dans des domaines divers de la documentation technique. Généralement, leurs qualifications et leurs connaissances sont le résultat d'études universitaires et de stages en entreprise, mais il arrive que certains rédacteurs soient issus de milieux complètement différents.

Dans quels autres secteurs la documentation technique est-elle aussi utile ?

Les savoir-faire acquis grâce à la documentation technique peuvent aussi être transmis dans d'autres secteurs de l'entreprise. Par exemple :

Certains documents complexes requièrent des connaissances spécifiques pour les techniques de structuration, que les experts en rédaction technique maîtrisent parfaitement. Ces compétences en termes de techniques de structuration peuvent être utiles dans de nombreuses situations : pour le traitement de connaissances et leur analyse, ou encore pour l'évaluation et l'optimisation des procédés commerciaux.

Aujourd'hui, la rédaction technique exige de ses rédacteurs qu'ils soient toujours et de plus en plus en phase avec le traitement électronique des données. Les rédacteurs techniques conçoivent les interfaces utilisateur, programment les scripts et les bases de données, et rédigent des programmes complexes. Par conséquent, il n'y a pas de frontière entre le développement et la rédaction : ces deux domaines peuvent interagir et profiter l'un de l'autre.

Comet crée des documentations techniques...
...comment cela peut-il vous être utile ?

Ce que nous vous offrons :
Vous pouvez compter sur Comet comme un excellent partenaire pour la création de votre documentation technique et vous bénéficierez ainsi d'un savoir-faire et de compétences reconnus. Nous mettons en place de A à Z des projets de documentation selon vos souhaits. Nous apportons des solutions à chacune de vos demandes, nous vous proposons une offre adaptée à votre budget et nous vous accompagnons professionnellement dans tous les domaines de la documentation technique.

Nos compétences :
Nos documentations satisfont les plus hauts critères de qualité. Elles ont été plusieurs fois récompensées par le prix "Excellence en Communication Technique" (Excellence in Technical Communication). Nous pourrions vous faire bénéficier de plus de 20 ans d'expérience dans la documentation technique. Nous disposons de solides connaissances du marché et nous entretenons depuis de nombreuses années maintenant d'excellentes relations professionnelles avec nos clients, couronnées de succès.

Vos avantages :
Pendant que vous vous concentrerez sur le développement de votre produit, nous commencerons aussitôt la rédaction de la documentation technique correspondante. Ceci vous permettra assurément de faire des économies de temps et d'argent, et de vous projeter ainsi vers l'avant. Les concepts innovants de Comet, nos méthodes et nos solutions sont très souvent devenus des standards dans de nombreux domaines de la documentation technique, vous assurant ainsi un retour sur investissement.

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