テクニカル ドキュメンテーションとは?
今日、ドキュメンテーションなしで市場に出る製品はほとんどありませんが、多くの人はテクニカル ドキュメンテーションとは一体何なのか、知らずにいます。
「テクニカル ドキュメンテーション」という概念は、製品に関連した事柄を、様々な用途に応じて、ユーザーやターゲット グループに分かりやすくアレンジし、解説するものです。テクニカル ドキュメンテーションは、技術的な製品 (例えば、ソフトウェア開発、エレクトロニクス、機械工学など) のインフォメーションを電子メディアやプリントメディアで提供するもので、ユーザーが製品を理解しやすくなるよう、用途に応じて情報を的確に提供する役目を持っています。テクニカル ドキュメンテーションは、ユーザーが製品になじみを持ち、上手に利用するための助けとなります。多くの場合、テクニカル ドキュメンテーションは、あらかじめ設定された各ターゲット グループに最適化されて作られます。こうして、テクニカル ドキュメンテーションは、製品の企画から開発、そして製品の回収･廃棄にわたるまで、製品の全ライフサイクルにわたるガイドとなります。
現在では下記のように、多くのドキュメンテーションのタイプが利用されるようになりました:
テクニカル ドキュメンテーションを必要としているのは?
テクニカル ドキュメンテーションは、とりわけ製品を使うユーザーから必要とされていますが、さらにメーカー自身でも、またその製品や、製品のユーザーと関わるあらゆる企業分野と部署でも利用されます。そしてテクニカル ドキュメンテーションは、製品の全ライフ サイクルにわたって、様々なインターフェースで情報の交換の役に立つわけです。テクニカル ドキュメンテーションは、製品の開発関係者、プロダクト マネージャー、セールス スタッフ、販売店、メンテナンス サービス スタッフ、システム スタッフ、アドミニストレーター、設置業務スタッフなどでも必用となります。
テクニカル ドキュメンテーションが必用なのは:
- 企業の各部署内で
- 企業の各部署間のインターフェースで
- 企業と顧客のインターフェースで
- 顧客サイドで
顧客の満足度を高めるテクニカル ドキュメンテーション
ユーザーは、ドキュメンテーションのクォリティーと製品のクォリティーを同等に評価するので、プロフェッショナルに作られたテクニカル ドキュメンテーションは、製品の評価につながり、顧客の満足度を高めます。テクニカル ドキュメンテーションは、企業が外部に発信する総合的な表現の一翼を担うものといえます。ですから、ドキュメンテーションの作成には、プロを信頼し任せるだけの価値があるわけです。
よいテクニカル ドキュメンテーションのポイントは?
よいテクニカル ドキュメンテーションは、ユーザーが製品の情報を見つけやすく、製品へのアプローチが簡単になるよう作られています。よいテクニカル ドキュメンテーションのポイントは、ターゲット グループにふさわしい構成にして、次のような点を考慮します。内容や言葉の正確さ (一貫した用語、統制された言葉 Controlled Language)、分かりやすさ、有意義な組み立て、ユーザーにアピールするデザイン、そして、使用される規準、ガイド ライン、法律への準拠。テクニカル ドキュメンテーションのクオリティーは、使いやすさをチェックするユーザビリティー テストで確かめることができます。
よいテクニカル ドキュメンテーションがもたらす利点は?
よいテクニカル ドキュメンテーションは、トレーニングにかかるコストを削減し、ユーザーへのサービスをサポートし、企業内のインフォメーション マネージメントを改善します。また、メーカーには法的な保障となります。プロフェッショナルな運用ガイドは、賠償責任に関する要請 (製品賠償責任、機材安全保障) に対し、有効な保険要項となります。
利点をまとめると次のようになります:
- 導入とトレーニングにかかるコストの削減
- ユーザーの満足度アップ
- クレームの減少
- 共通化されたされたメンテナンスとサポート
- セールス ポイントの向上
- 賠償責任要請に対する効果的な保障
製品のライフ サイクルにおけるテクニカル ドキュメンテーション
次のポイントは、ある製品のテクニカル ドキュメンテーションが、企業の様々な分野で果たす役割の例です:
- 製品開発のフレーム ワークでは、専門的なコンセプトと細部を決めるコンセプト、および、仕様の企画が、製造、継続製品の開発、そしてエラーの処理のためのベースとなります。
- 製造ライン用には、製品開発と協調して、クォリティー ガイド ラインや、製造ガイド ラインが設定され、製造計画が作られます。
- セールス部とPR部ではテクニカル ドキュメンテーションをベースに、イメージ パンフレットや契約文書が作成されます。
- 顧客サポート･サービス部では、顧客の問い合わせに速やかに、より良く対応できるよう、例えばメンテナンス マニュアルが必要となります。
- マネージメント部はテクニカル ドキュメンテーションを保険とし、クレーム、賠償責任、損害補償の要請に対応することができます。なぜなら、テクニカル ドキュメンテーションにより、法的な前提条件が満たされ、顧客に対しサービス パフォーマンス、クォリティ スタンダード、製品の目的が明確に定義されるからです。
- トレーニングに関しても、テクニカル ドキュメンテーションは、ターゲットグループにふさわしいウェブ ベースド トレーニング (WBT) の開発を容易にします。
- 顧客サイドでは、ユーザーズ マニュアル、安全規定、トレーニング資料などから、製品に関する情報を分かりやすく得られることが求められます。
製品のライフ サイクルの過程では、企業の様々な部門が、同様の情報を違った目的で必要とすることがあります。テクニカル ライティングが企業の中心的な情報インターフェースになれば、そこで全てのユーザー レベルに必要なあらゆる情報が揃い、利得の高い相乗効果を得ることができます。
テクニカル ドキュメンテーションを作るのは?
テクニカル ドキュメンテーションは、欧米の大学では独立した専攻学課 (例えば カールスルーエ大学など) による専門課程として広く認められており、専門的なサービス分野として発展してきました。 様々な分野と業種の専門知識をとりまとめるテクニカル ライターは、関連する事柄を、ターゲットのグループにふさわしい形で表現します。テクニカル ライターは、最適な方法、言葉と技術の知識と経験、そして高度の教授法スキルにより、ドキュメントの情報をテクストとグラフィックで、様々なターゲット グループに分かりやすく表現し、メディアにかなった形で加工調整することができます。 テクニカル ライターは、自然科学、人文社会科学、あるいは情報や技術系など、様々な専門分野からの出身で、企業内のトレーニング、あるいは大学での教育を受けて後、テクニカル ライターとなりますが、中途で職種を変更してテクニカル ライターになった人も、多くの仕事をこなしています。
テクニカルドキュメンテーションが活用されるところは?
テクニカルドキュメンテーションから得られる知識と経験は、企業内のほかの分野でも転用できます。その際には、次のようなスキルが求められます:
複雑なドキュメントには、専門のライターが持つ、特殊な構造化スキルが欠かせません。 この構造化スキルは、広範な知識データの加工調整、分析、評価、業務プロセスの改善など、多くの観点から活用することができます。
最近のテクニカル ライティングでは、ますます IT の知識と経験が求められています。テクニカル ライターがユーザー インターフェイスをデザインし、スクリプトを書き、データ ベースを構築したり、複雑なプログラムを組むようになり、開発部門と編集部門の境界が流動的になっています: 両部門が交流することで、お互いの役に立つことができます。
Comet が作るテクニカル ドキュメンテーション...
... その利点は?
Comet のオファー:
テクニカル ドキュメンテーションの力強いパートナー、広範な知識と経験。
ドキュメンテーションの総合的プロジェクト。
あらゆる要件に対応したソリューション。
テクニカル ドキュメンテーション全分野にわたる、専門的でコストパフォーマンスの高いサポート。
Comet のクォリティー:
最高度のクオリティー スタンダード。
テクニカル コミュニケーション協会 (Society for Technical Communication) より "Excellence in Technical Communication" を受賞。
20年以上の経験。
確かなマーケット ニーズの判断力。
長年にわたるカスタマー リレーション。
お客様の利点:
製品の開発と平行しての、必要なドキュメンテーションの執筆。
時間と経費の節約、一歩先を行くイノヴェーション。
業界標準となったコンセプト、メソッド、ソフトウェア ソリューションで、投資も安心。
