Was ist Technische Dokumentation?

Es gibt kaum ein Produkt, das heute ohne Dokumentation auf den Markt kommt, und trotzdem wissen viele nicht, was Technische Dokumentation eigentlich ist.

Der Begriff „Technische Dokumentation“ bezeichnet die anwender- und zielgruppengerechte Aufbereitung produktbezogener Sachverhalte für verschiedene Zwecke. Technische Dokumentation liefert Informationen zu technischen Produkten (zum Beispiel Software-Entwicklung, Elektrotechnik, Maschinenbau) in elektronischer oder gedruckter Form. Sie hat die Aufgabe, Benutzern das Produkt verständlich zu machen und zugleich die Informationen bedarfsgerecht zu präsentieren. Technische Dokumentation macht mit dem Produkt vertraut und hilft, es erfolgreich einzusetzen. Technische Dokumentation wird meistens für eine vorher definierte Zielgruppe optimiert. Technische Dokumentation begleitet somit das gesamte Produktleben: von der Produktidee über die Produktentwicklung bis hin zur Produktentsorgung.

Im Lauf der Jahre hat sich eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumentationstypen etabliert:

• Betriebsanleitung
• Bedienungsanleitung
• Benutzerinformation
• Handbuch
• Serviceanleitung
• Installationsanleitung, Installationshandbuch
• Online-Hilfe
• Spezifikation

Wer benötigt Technische Dokumentation?

Technische Dokumentation wird vorrangig von den Benutzern eines Produktes benötigt. Darüber hinaus wird sie aber auch beim Hersteller selbst von allen Unternehmensbereichen und Abteilungen gebraucht, die mit dem Produkt und mit den Benutzern des Produktes zu tun haben. Damit dient Technische Dokumentation an vielen Schnittstellen dem Informationsaustausch während eines gesamten Produktlebens. Technische Dokumentation wird beispielsweise von Entwicklern, Produktmanagern, Vertriebsmitarbeitern, Verkäufern, Servicemitarbeitern, Systemintegratoren, Administratoren, Installateuren usw. benötigt.

Technische Dokumentation wird benötigt:

• innerhalb der einzelnen Abteilungen eines Unternehmens
• an den Schnittstellen zwischen den Abteilungen eines Unternehmens
• an der Schnittstelle zwischen einem Unternehmen und dem Kunden
• beim Kunden

Technische Dokumentation fördert die Kundenzufriedenheit

Professionell erstellte Technische Dokumentation führt zur Aufwertung eines Produktes und erhöht die Kundenzufriedenheit, denn die Qualität der Dokumentation wird vom Benutzer unmittelbar mit der Qualität des Produktes gleichgesetzt. Technische Dokumentation ist somit ein integraler Bestandteil der Außendarstellung eines Unternehmens. Es lohnt sich deshalb, bei der Erstellung der Dokumentation auf Profis zu vertrauen.

Was zeichnet gute Technische Dokumentation aus?

Gute Technische Dokumentation erleichtert dem Nutzer das Finden von Produktinformationen und ermöglicht einen leichten Zugang zum Produkt. Gute Technische Dokumentation zeichnet sich auch durch zielgruppengerechte Gestaltung aus: das heißt inhaltliche und sprachliche Korrektheit (konsistente Terminologie, Kontrollierte Sprache), Verständlichkeit, sinnvolle Gliederung, ansprechendes optisches Layout sowie Konformität in Bezug auf einschlägige Normen, Richtlinien und Gesetze. Die Qualität von Technischer Dokumentation lässt sich am einfachsten mithilfe von Usability-Tests überprüfen.

Welche Vorteile bringt gute Technische Dokumentation?

Zeitgemäße, gute Technische Dokumentation reduziert den Schulungsaufwand, unterstützt den Kundenservice und optimiert das interne Informationsmanagement in einem Unternehmen. Sie gewährleistet dem Hersteller außerdem Rechtsschutz. Eine professionelle Betriebsanleitung bietet dem Hersteller wirkungsvollen Schutz bei Haftungsansprüchen (Produkthaftung, Gerätesicherheit).

Die Vorteile lassen sich so zusammenfassen:

• reduzierter Aufwand für die Einarbeitung und Schulung von Mitarbeitern
• steigende Kundenzufriedenheit
• weniger Reklamationen
• einheitliche Wartung und Support
• bessere Vermarktungsmöglichkeiten
• wirkungsvoller Schutz vor Haftungsansprüchen

Technische Dokumentation im Lauf eines Produktlebens

Die folgenden Beispiele zeigen, wie Technische Dokumentation für ein Produkt in unterschiedlichen Unternehmensbereichen präsent ist:

• Im Rahmen der Produktentwicklung bilden Fach- und Feinkonzepte sowie Spezifikationen die Basis zur Erstellung, Weiterentwicklung und Fehlerbehebung des Produkts.
• Für die Produktion werden in Abstimmung mit der Produktentwicklung Qualitäts- und Produktionsrichtlinien definiert sowie Pläne erstellt.
• Vertrieb und Marketing nutzen Technische Dokumentation als Grundlage für das Erstellen von Image-Broschüren und Vertragsunterlagen.
• Support und Service benötigen beispielsweise Wartungshandbücher, um Kundenanfragen schneller und besser beantworten zu können.
• Die Unternehmensführung kann sich mit Technischer Dokumentation vor Reklamationen, Haftungsfragen und Schadensersatzansprüchen schützen, weil sie rechtliche Vorgaben einhält und gegenüber dem Kunden Leistungsfähigkeit, Qualitätsstandards und Produktzweck klar definiert.
• Für Schulungen erleichert Technische Dokumentation das Entwickeln zielgruppengerechter Web-Based Trainings (WBT).
• Die Kunden erwarten, mit Bedienungshandbüchern, Sicherheitsrichtlinien und Schulungsunterlagen verständlich über das Produkt informiert zu werden.

Im Lauf eines Produktlebens benötigen verschiedene Unternehmensbereiche oft die gleichen Informationen, allerdings für unterschiedliche Zwecke. Wenn die Technikredaktion zur zentralen Informationsschnittstelle im Unternehmen wird, sind dort sämtliche Informationen für alle Benutzerebenen verfügbar. Dadurch werden gewinnbringende Synergien freigesetzt.

Wer macht Technische Dokumentation?

Technische Dokumentation ist eine etablierte Fachdisziplin mit eigenständigem Studiengang und hat sich zu einer spezialisierten Dienstleistung entwickelt. Technikredakteure, die Fachwissen aus unterschiedlichen Bereichen und Branchen vereinen, stellen Sachverhalte zielgruppengerecht dar. Sie verstehen es, mit geeigneten Verfahren, sprachlichem und technischem Know-how sowie hoher didaktischer Kompetenz Sachverhalte in Text und Bild für verschiedene Zielgruppen verständlich darzustellen und mediengerecht aufzubereiten. Technikredakteure kommen aus unterschiedlichen Fachrichtungen wie Natur- und Geisteswissenschaften oder Informatik und Technik. Sie qualifizieren sich üblicherweise durch betriebliche Volontariate oder ein Hochschulstudium, leisten aber auch als Quereinsteiger ganze Arbeit.

Wo kann Technische Dokumentation noch eingesetzt werden?

Das Know-how, das mit Technischer Dokumentation gewonnen wird, lässt sich innerhalb eines Unternehmens auch auf andere Bereiche übertragen. Hierbei sind folgende Kompetenzen gefragt:

Komplexe Dokumente erfordern spezielle Strukturierungstechniken, die von Profi-Redakteuren beherrscht werden. Diese Strukturierungskompetenz kann in vielerlei Hinsicht gewinnbringend genutzt werden: von der Aufbereitung umfangreicher Wissensbestände bis hin zur Analyse, Bewertung und Optimierung von Geschäftsprozessen.

Mittlerweile verlangt die Technikredaktion immer mehr EDV-Know-how. Technikredakteure entwerfen Bedienoberflächen, programmieren Skripte und Datenbanken und schreiben komplexe Programme. Somit werden die Grenzen zwischen Entwicklung und Redaktion fließend: Beide Bereiche können sich austauschen und voneinander profitieren.

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Unser Angebot:
Vertrauen Sie auf uns als starken Partner für Ihre Technische Dokumentation, und bauen Sie auf unser umfassendes Know-how. Auf Wunsch erstellen wir für Sie komplette Dokumentationsprojekte. Wir bieten Ihnen Lösungen für alle Anforderungen und unterstützen Sie professionell und kostenbewusst in allen Bereichen der Technischen Dokumentation.

Unsere Qualität:
Unsere Arbeiten erfüllen höchste Qualitätsstandards. Das dokumentieren unsere mehrfachen Auszeichnungen mit dem Award "Excellence in Technical Communication" der Society for Technical Communication. Wir möchten, dass Sie von unserer über 20-jährigen Erfahrung profitieren. Wir verfügen über fundierte Marktkenntnisse und pflegen seit vielen Jahren erfolgreiche Kundenbeziehungen.

Ihr Gewinn:
Während Sie sich auf die Entwicklung Ihres Produktes konzentrieren, beginnen wir bereits mit dem Schreiben der dazugehörigen Dokumentation. Das garantiert Ihnen eine deutliche Zeit- und Kostenersparnis und sichert Ihnen einen Innovationsvorsprung. Die zukunftsweisenden Konzepte, Methoden und Software-Lösungen von Comet haben in der Dokumentationsbranche vielfach Standards gesetzt, die Ihnen Investitionssicherheit gewähren.

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